مدیران هرروزه با توصیه های زیادی که از سوی مشاوران، اساتید دانشگاه، روزنامه نگاران و غولهای مدیریت جهان در مورد مدیریت پرسنل مطرح میشود، بمباران میشوند. بسیاری از این توصیه ها، مبتنی بر اندیشه بوده و ارزشمند هستند. اما حجم زیادی از آنها، بیش از حد عمومی، مبهم، ناسازگار و سطحی هستند. برخی از آنها، کاملاً اشتباه هستند. تعداد این توصیه ها، هر روز بیشتر و بیشتر میشود و تنها چیزی که در آنها کاهش مییابد، کیفیتشان است.

کتابهایی که در مورد مدیریت نوشته شده، امروزه چنان پرفروش اند که جای کتابهای قبلی در زمینه های مباحث جنسی، خودشناسی، رژیمهای چاقی و لاغری و… را گرفته اند!
من حدود ۳۵سال است که در مورد مدیریت انسانها در محل کار، درس میدهم و مینویسم. به عنوان بخشی از پیش نیازهای نویسندگی در این حوزه، بیش از ۲۵۰۰۰ تحقیق انجام شده در زمینه ی رفتار انسانها را مطالعه کرده ام. باوجودی که بسیاری از دوستان عمل گرای من، بسرعت به نقد مطالعات و تحقیقات تئوری می پردازند، باید گفت این تحقیقات دید بسیار خوبی را برای تحلیل رفتار انسانها فراهم نموده است. متأسفانه، امروز هیچ خلاصه مختصر و مفیدی که فارغ از واژگان و اصطلاحات تخصصی، جمع بندی مطالعات انجام شده را به زبان روز، کاربردی و به اختصار در اختیار مدیران قرار دهد، و رفتارهای غلط و درست مربوط به مدیریت انسانها را در محیط کار به آنها بیاموزد، وجود ندارد البته باید بگویم که این حرف دیگر درست نیست، این کتاب با این هدف نوشته شده است که این کمبود را دفع کند من این کتاب را بر محور تمام موضوعات مربوط به انسانها در محیط کار سازمان داده ام.

استخدام، انگیزش، رهبری، ارتباطات، تشکیل تیم، مدیریت تعارض، طراحی شغل، ارزیابی عملکرد، و تطبیق با تغییر. در هر حوزه، موضوعاتی را جستجو کرده ام که با کار مدیران در ارتباط است و در آنها، به اندازه کافی تحقیق انجام شده است که بتوان با اطمینان، توصیه هایی را در اختیار خواننده قرارداد. علاوه بر اینها پیشنهادهایی را نیز برای بکارگیری این اطلاعات در محیط کار، با هدف بهبود اثربخشی مدیریت شما در نظر گرفته ام.
در انتهای کتاب برخی از منابعی که کتاب براساس آنها تالیف شده است را گردآوری کرده ام.
این کتاب برای چه کسانی نوشته شده است؟ مدیران و کسانی که علاقمند هستند روزی در موقعیت یک مدیر قرار گیرند از مدیران ارشد تا کسانی که قرار است در آینده سرپرست شوند. خوبی این کتاب در این است که مجبور نیستید تا به صورت پیوسته و منظم به خواندن آن بپردازید. این کتاب برای مطالعه ی کوتاه و مختصر تهیه و تنظیم شده است. چند فصل را بخوانید، کتاب را زمین بگذارید و بعداً در فرصت دیگری، به خواندن بقیه ی فصول بپردازید. در این کتاب، روند داستانی پیوستهای وجود ندارد که مجبور به حفظ و رعایت آن باشید.

فهرست

اصل :۱ خصوصیات فردی را فراموش کنید، به رفتار توجه کنید.
اصل :۲ معرفی واقع بینانه شغل: جز واقعیات چیزی نگویید.
اصل :۳ نکاتی برای انجام بهتر مصاحبه های شغلی
اصل :۴ استعداد مهم است! در صورت تردید، همیشه فرد تیزهوش تر را انتخاب کنید.
اصل :۵ بیش از حد به معرف ها اتکا نکنید.
اصل :۶ انسانهایی که از خودآگاهی بالاتری برخوردارند، بهترند.
اصل :۷ کارمندانی را انتخاب کنید که با فرهنگ سازمانتان سازگارند. ممکن است کارمند خوب من، کارمند بد شما باشد.
اصل :۸ معارفه ی کارمندان جدید را به درستی مدیریت کنید.
اصل :۹ چرا امروزه بسیاری از کارکنان انگیزه ی کافی ندارند؟
اصل:۱۰ کارمندان راضی، الزاماً عملکرد بهتری ندارند.
اصل :۱۱ همین که بگویید:«بیشترین تلاشتان را بکنید» باعث نمیشود کارمندان بیشترین تلاششان را بکنند!
اصل :۱۲ همه دوست ندارند که در هدف گذاری شرکت کنند.
اصل :۱۳ تمرکز جریان فکری: ویژگی کارمندان حرفه ای
اصل :۱۴ در هنگام بازخورد دادن، از رفتارها انتقاد کنید، نه از اشخاص
اصل :۱۵ همان رفتاری را مشاهده میکنید که به آن پاداش داده اید.
اصل :۱۶ همه چیز نسبی است!
اصل :۱۷ روشهای ایجاد انگیزه در کارمندان کم مهارت و دارای حقوق پایین.
اصل :۱۸ برای دستیابی به حداکثر عملکرد، همه چیز در انگیزه خلاصه نمیشود.
اصل :۱۹ پایه و اساس رهبری، اعتماد است.
اصل :۲۰ همه چیز در «تجربه» خلاصه نمیشود.
اصل :۲۱ اکثر انسانها «فکر می کنند» ویژگی های یک رهبر خوب را می دانند.
اصل :۲۲ رهبران اثربخش میدانند که موضوعات را در چه چارچوبی بیان کنند.
اصل :۲۳ همان چیزی را به دست میآورید که انتظارش را دارید.
اصل :۲۴ کاریزما، آموختنی است!
اصل :۲۵ دیگران را به خودتان وابسته کنید.
اصل :۲۶ سبک رهبری خود را با شرایط فرهنگی تطبیق دهید.
اصل :۲۷ وقتی که رهبری مهم نیست.
اصل :۲۸ گوش دادن با شنیدن فرق دارد.
اصل :۲۹ از کانال ارتباطی مناسب استفاده کنید.
اصل :۳۰ به شبکه ی غیر رسمی تبادل اطلاعات، گوش فرا دهید.
اصل :۳۱ مردان و زنان به شیوه های متفاوتی ارتباط برقرار میکنند.
اصل :۳۲ رفتار شما، مؤثرتر از گفتار شماست.
اصل :۳۳ چه کنیم تا فعالیت تیم ها اثربخش تر شود؟
اصل :۳۴ ۲+۲ همیشه ۴ نمیشود!
اصل :۳۵ یک میوه ی فاسد، برای خراب کردن یک جعبه میوه کافی است!
اصل :۳۶ ما با هم برابر نیستیم: موقعیت مهم است!
اصل :۳۷ هر کسی به درد کار تیمی نمیخورد.
اصل :۳۸ بحث تعارض
اصل :۳۹ همرنگ جماعت شدن، یک خطر جدی برای گروه است.
اصل :۴۰ چگونه تعارضات بین کار و زندگی را کاهش دهیم؟
اصل :۴۱ بحث مذاکره، بحث برد و باخت نیست.
اصل :۴۲ بسیاری از کارکنان، در شغل خود در پی چالش نیستند.
اصل :۴۳ چهار اصل در طراحی شغل که کارایی کارکنان را افزایش میدهد.
اصل :۴۴ ارزیابی سالانه عملکرد: وقتی خوب است که کسی تعجب نکند!
اصل :۴۵ من را متهم نکنید!
اصل :۴۶ بحث نظام ارزیابی ۳۶۰ درجه: هرچه بیشتر بهتر!
اصل :۴۷ اکثر آدمها، در مقابل تحولی که جیبشان را متحول نکند، مقاومت میکنند!
اصل :۴۸ به نسل قدیم نمیتوان راه حل جدید آموخت!
اصل :۴۹ با مشارکت دادن دیگران، مقاومت آنها در برابر تغییر را کاهش دهید.
اصل :۵۰ نخستین تأثیرات شما بر طرف مقابل، خیلی مهم است.
اصل :۵۱ انسانها کاملاً منطقی نیستند: احساسات آنها را فراموش نکنید.
اصل :۵۲ تغییر کارکنان می تواند چیز خوبی باشد.
اصل :۵۳ مراقب راه حلهای زودبازده باشید!

اصل یک: خصوصیات فردی را فراموش کنید، به رفتار توجه کنید.

انسانها همیشه سعی می کنند افراد را براساس خصوصیات فردی آنها بشناسند و ارزیابی خود را از فرد میگویند. مثلاً مدیران
برای استخدام فردی با او مصاحبه می کنند و او را از لحاظ کیفی مورد بررسی قرار می دهند. این نوع استخدام دو اشکال دارد
یکی این که رفتار مصاحبه شونده به هنگام مصاحبه با رفتارش در حالت عادی فرق خواهد کرد و دوم این که انسانها خیلی راحت می توانند خود را بر اساس شرایط محیطی تغییر دهند.
وقتی شرایط عادی بر محیط حاکم باشد، تأثیر خصوصیات فردی بر رفتار شخص زیاد است و وقتی شرایط خاصی بر محیط حاکم باشد، نقش خصوصیات فردی کم می شود و می توانند خود را مطابق با آن کنند. یعنی آنها می توانند رفتار خود را براساس شرایط محیطی تغییر دهند.

اصل دو: معرفی واقع بینانه شغل: جز واقعیات چیزی نگویید.

خیلی از مدیران تنها نقاط مثبت خود را می بینند و از خود تعریف می کنند. نقاط ضعف را در نظر نمی گیرند. این کار اشتباه است و ممکن است کارمند از ادامه همکاری منصرف شود. برای نگه داشتن کارمند در شرکت سعی کنیم از همان ابتدا نقاط قوت و ضعف خود را بگوییم. اگر این کار را نکنیم، ممکن است یک متقاضی نامناسب به کار علاقه مند شود و این که انتظارات نادرستی را در فرد ایجاد کند.
دیگر این که باعث میشود که کارمند بعد از استخدام در صورت مواجه با نکات منفی شرکت، خلاقیت و مسئولیت پذیری خود را از دست بدهد.
مطمئناً کسی دوست ندارد بداند که فریب خورده است. مطالعات نشان داده است که کسانی که در زمان مصاحبه اطلاعات کامل از شرکت دریافت میکنند، انتظارات کمتری دارند.

اصل سه: نکاتی برای انجام بهتر مصاحبه های شغلی

نحوه درست مصاحبه کردن برای مدیران منابع انسانی نیست. مواردی را در مورد یک مصاحبه صحیح ذکر میکنیم. رزومه فرد را خوب بخوانید. شرح وظایف کاری و ردیف شغلی در نظر گرفته شده برای او را بررسی کنیم. مجموعه ای از سؤالات تهیه کنیم.
سؤالاتی باشد که به راحتی نتوان با بله و خیر جواب داد. از پرسیدن سؤالات خصوصی خودداری کنیم. مثلاً به جای این که بپرسیم بچه دارید یا ازدواج کرده اید، بپرسیم آیا دلایل خاصی وجود دارد که اضافه کار بمانید؟ خودتان را معرفی کنید و برخوردتان دوستانه باشد. شروع مصاحبه را با سؤال های سخت شروع نکنید. به او بگویید سؤالات در چه زمینه ای هستند تا او آمادگی پیدا کند. مصاحبه را برای همه به یک شکل و با یک سری سؤالات یکسان انجام دهید. اگر سؤالی را سرسری گرفت روی آن بیشتر تأکید کنید.
روبروی هر سؤال، جواب مصاحبه شونده را بنویسید که بعداً با دیگران مقایسه کنید. تاریخ نتیجه را به او اعلام کنید و اگر نیاز به مصاحبه تکمیلی بود به او بگویید.
در آخر ارزیابی خود را از متقاضی بنویسید.

اصل چهار: استعداد، مهم است. در صورت تردید همیشه فرد تیزهوش تر را انتخاب کنید.

طبق مستندات علمی، کارمندان باهوش تر به طور میانگین کارمندان ماهرتری هستند.
انجام هر شغلی، به داشتن هوش و مهارتهای ذهنی نیاز دارد. کاربرد اصلی هوش در هنگام استدلال و نیز در هنگام تصمیم گیری می باشد.
در شغل هایی که دارای نوآوری، پیچیدگی و شرایط متغیر هستند، انتخاب کارمندان باهوش، بسیار حائز اهمیت است.

اصل پنج: بیش از حد به معرفها اتکا نکنید.

بررسی سوابق به دو طریق میتواند باشد. یکی توسط سوابق شرکت قبلی و دیگری سوابقی که توسط خود شخص تهیه شده
باشد. اگر بتوانیم از شرکت قبلی سوابق بگیریم بسیار عالی است و معیار خوبی برای ارزیابی است. ولی معمولاً شرکت های قبلی تمایلی به ارائه آن ندارند. دستیابی به اظهارات فردی آسانتر است اما معیار خوبی برای ارزیابی نیست. به فرض این که اطلاعات با ارزشی از شغل قبلی هم داشته باشیم، باید ارزیابی درستی از شغل قبلی و ردیف سازمانی که الان برای او در نظر گرفتیم داشته باشیم.

اصل شش: انسان هایی که از خودآگاهی بالاتری برخوردارند، بهترند.

• افراد شخصیتهای متفاوتی دارند.

• برونگرا هستید، اجتماعی یا زودجوش؟

• موافقت گرا، بساز هستید یا ناسازگار؟

• هوشیاری و خودآگاهی. منطقی و منظم هستید یا غیرقابل پیش بینی و نامنظم؟

• کنترل احساسات. آرامش و اعتماد به نفس دارید یا بی ثبات؟

• مشتاق برای تجربه های نو. آیا خالق و مشتاق هستید یا سنتی و پیرو دیگران؟

  اما از همه مهم تر بین این شخصیت ها هوشیاری و خودآگاهی است و بر روی عملکرد افراد در شغلهای مختلف تأثیرگذار است.

  اما نمیتوانیم خصوصیات دیگر را در نظر نگیریم. مثلاً برونگرایی برای مشاغل مدیریت و فروش لازم است.

• اصل هفت: کارمندانی را انتخاب کنید که با فرهنگ سازمان تان سازگارند. ممکن است کارمند خوب من، کارمند بد شما باشد!

• همیشه فرهنگ سازمان تأثیر زیادی بر موفقیت یا شکست شغلی یک کارمند دارد. همیشه کارمندی را انتخاب کنیم که او با فرهنگ سازمانی سازمان سازگاری داشته باشد و ارزش های سازمان با ارزش های او مشابه باشد. در مصاحبه سؤالاتی را مطرح کنیم که متوجه ارزش های او شویم. سعی کنیم مسائلی مانند خالقیت و ریسک پذیری، ملایمت در کار و یا رقابت کردن و سختگیری، کل نگری یا جزئی نگری، تأکید بر هدف یا وسیله، همکاری تیمی و … به بحث گذاشته شود. در غیر این صورت، آن فرد مدت زیادی دوام نخواهد داشت.

• اصل هشت: معارفه کارمندان جدید را به درستی مدیریت کنید.

• شرکت ها برای پرورش و تربیت افراد جدید برنامه های معارفه و آموزشی را انجام می دهند. این باعث میشود کارمندان جدید با فرهنگ سازمان آشنا شوند و باعث می شود رفتار کارمند جدید را با آن چه مدیران انتظار دارند، تطبیق دهند.

  به هنگام استخدام نفر جدید باید در مورد ۴ موضوع مهم تصمیم بگیریم:

  1- معارفه باید به صورت رسمی صورت بگیرد یا غیررسمی؟

  2- معارفه به صورت شخصی باشد یا گروهی؟

  3- دوره معارفه به طور منظم و پیاپی برگزار شود یا اتفاقی؟

  4- در بعضی اوقات نیز از کارمند جدید امتحان ورودی می گیرند.

  تمام این ۴ مورد باعث می شود اشتباهات در مورد استخدام کارمند جدید کمتر شود. بنابراین مدیران می توانند از دوره معارفه به عنوان یک ابزار استفاده کنند.

• اصل نه: چرا امروزه بسیاری از کارکنان انگیزه کافی ندارند؟

• اگر کارمند انگیزه ندارد، باید مشکل را در مدیریت و سازمان جستجو کرد نه در کارمند. بررسی سه مؤلفه برای به وجود آمدن انگیزه در کارمند مهم است. اگر این سه نباشد هرگونه فعالیتی در سازمان برای کارمند آزار دهنده است.

  اول این که آیا کارمندان به این نتیجه رسیده اند که در صورت تلاش زیاد، دیگران هنگام ارزیابی آنها متوجه این تلاش میشوند؟

  بیشتر کارمندان جوابشان خیر است.

  دوم این که آیا کارمند به این نتیجه رسیده که اگر یک کارمند مؤثر و توانمند باشد، از او قدردانی میشود؟

  سوم این که آیا پاداش هایی که کارکنان میگیرند همان جنسی است که آنها احتیاج دارند؟

  پاداش مورد نظر و با توجه به نیاز آنها باید برای آنها در نظر گرفته شود.

  در حقیقت سه اصل وجود دارد که کارمندان انگیزه لازم را در کار ندارند:

  1- رابطه بین میزان تلاش خود با نتیجه و عملکرد.

  2- رابطه بین میزان کارایی و میزان پاداش.

  3- رابطه بین نوع پاداش و نیازهای خود.

• اصل ده: کارمندان راضی الزاماً عملکرد بهتری ندارند!

• بسیاری از شرکت ها بهترین امکانات را برای کارمندان خود فراهم می کنند به نیت بازدهی بیشتر. اما باز هم بازدهی کمتر است.

  باید گفت درست است که رابطه بین بازدهی و رضایت شغلی ممکن است رابطه ای مستقیم باشد ولی باز هم رابطه قابل توجهی نیست.

  باید در نظر داشته باشیم بهره وری در کار بیشتر ممکن است رضایت شغلی ایجاد کند تا این که رضایت شغلی موجب بهره وری در کار شود.

  همیشه تمرکز خود را صرفاً به چیزهایی که می تواند رضایت در کارمندان ایجاد کند، معطوف نکنید و تلاش کنیم بهره وری کارکنان زیاد شود. مثلاً آموزش را زیاد کنیم.